Une solution de gestion de flotte adaptée à votre besoin
Le logiciel Phoenix est un outil de gestion de flotte complet, accessible en mode SaaS. Notre solution permet au gestionnaire d’optimiser son temps et la gestion des véhicules, grâce à de nombreuses tâches automatisées. Ergonomique, flexible et personnalisable, Phoenix est paramétré en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les fonctionnalités du logiciel Phoenix
Car Policy
Phoenix permet de définir, de charter et de gérer votre politique automobile.
Gestion comptable, fiscale et règlementaires
Phoenix rassemble toutes les données à jour en matière de comptabilité, fiscalité et de réglementation.
Transition énergétique
Des outils de suivi et de pilotage pour une flotte plus responsable.
Gestion des véhicules et matériels
Depuis la demande de besoin jusqu’à la fin de vie. Dématérialisation complète du workflow de commande (jusqu’à 9 niveaux de validation possibles). Gestion et suivi du planning de réservation des véhicules au pool, en temps réel.
Gestion de votre organisation
Phoenix permet de gérer jusqu’à 11 niveaux de structure analytique.
Gestion, suivi des données et communication avec les collaborateurs
Automatisation de l’envoi et du suivi des demandes de relevés de compteurs, validité de permis, newsletter et notification…
Gestion des infractions
Interface avec l’ANTAI et gestion automatisée des FPS.
Gestion des sinistres
de A à Z
Outil complet de gestion en temps réel
Gestion des alertes, contrôles, et suivis ; aide à la décision grâce à des outils d’analyse, tableaux de bord et reporting ; gestion électronique des documents…
Gestion des fournisseurs et des contrats
Gestion des grilles de fluidité permettant la mise en concurrence permanente des fournisseurs et l’optimisation des contrats. Référencement des protocoles d’accord fournisseurs et gestion des interfaces.
Car policy
Phoenix vous accompagne dans la définition de votre politique automobile, ce qui vous permet de maîtriser vos coûts tout en répondant aux besoins de vos collaborateurs.
Le logiciel Phoenix est interfacé avec la base JATO. Il offre ainsi un accès en temps réel à toutes les données des véhicules commercialisés sur le marché et référencés sur ce site incontournable du secteur automobile. Cela permet de récupérer les caractéristiques précises de tous les véhicules, leurs tarifs et les préconisations d’entretien, et de les comparer.
Ainsi, avec Phoenix, créez puis paramétrez vos catalogues selon vos propres règles :
- Par des catalogues « figés » : Liste de véhicules prédéfinis par votre organisation parmi lesquels le collaborateur peut faire son choix.
- Par des catalogues « critères » : Le collaborateur pourra choisir n’importe quel véhicule disponible, respectant les critères définis par votre société (énergie, CO2, TCO, …).
Gestion comptable, fiscale et réglementaire
Comptabilité
Le logiciel permet un traitement automatique de votre facturation avec intégration de l’ensemble de vos coûts et transmission en automatique vers les services concernés grâce aux exports comptables.
- L’ensemble de vos comptes clients est référencé dans Phoenix. Cela permet d’identifier les sociétés facturées et donc d’envoyer les écritures comptables vers la bonne entité.
- Les factures fournisseurs sont intégrées et les provisions calculées en automatique puis envoyées au service comptable pour traitement (avec répartition par comptes fournisseurs, compte de charges, compte de TVA…).
- Suivi, intégration et contrôle en temps réel du bon traitement de la facturation fournisseurs : remontée automatique des anomalies pour un traitement facilité, contrôle de la bonne réception de l’ensemble des facturation attendues, contrôle et régularisation de la facturation.
- Phoenix permet de gérer les transferts de contrats, la gestion des cartes et badges.
- Gestion des refacturations internes éventuelles grâce au contrôle et à l’identification des écarts entre société facturée et imputation du véhicule.
Fiscalité
Phoenix apporte une connaissance précise de tous les textes officiels, permettant une application automatique des barèmes ainsi que l’envoi direct aux services concernés.
- Calcul en automatique de l’ensemble de la fiscalité du parc automobile (AND, TVS, IFRS…)
- Calcul des avantages en nature automatisé. L’ensemble des règles d’avantage en nature sont paramétrées dans Phoenix, selon les critères que vous avez préalablement définis. Le montant s’appliquant à chaque collaborateur est ensuite calculé en automatique et transmis au service concerné pour traitement en paie.
Réglementation
Phoenix suit les évolutions légales et règlementaires au quotidien.
- Une mise à jour du logiciel est effectuée dès parution au Journal Officiel des textes de lois et calculs fiscaux.
- Phoenix permet le suivi des évolutions règlementaires et la gestion des contrôles associés.
Transition énergétique
Phoenix apporte les outils indispensables aux enjeux environnementaux de demain en matière de mobilité. Le logiciel permet le suivi constant des réglementations, des évolutions technologiques et des obligations concernant les flottes de véhicules, nécessaires à la démarche de transition énergétique des entreprises.
- Gestion des nouvelles mobilités : gestion intégrée des mobilités douces, de la même manière que pour la gestion des véhicules.
- Accompagnement à l’électrification de la flotte et gestion des véhicules propres : gestion des bornes électriques, enquête d’éligibilité, analyses multicritères pour l’accompagnement dans votre transition.
- Management du changement : définition de la charte de bonne conduite, attestation de bonne utilisation, notes d’écoconduite.
- Suivi des indicateurs de progression vers une flotte plus responsable : suivi des émissions de gaz à effet de serre (par marque, par véhicule…), vieillissement du parc… Phoenix donne accès, à l’aide de ses outils d’analyse et de reporting, à l’ensemble des éléments qui permettent de faire des analyses précises.
Les avantages de notre solution
Un outil complet de Car Policy
Phoenix rassemble tous les éléments permettant de définir, créer et gérer efficacement votre politique automobile.
L’export comptable
Phoenix est le seul outil du marché qui permet la génération et la transmission de ce type de fichiers pour une intégration en automatique dans vos outils comptables.
Gestion fiscale et réglementaire
Phoenix remonte et applique toutes les données à jour en matière de fiscalité et de réglementation.
Aide à la transition énergétique
Avec des outils de suivi et de pilotage pour une flotte plus responsable.
Gestion des véhicules et matériels de A à Z
Le suivi se fait en temps réel avec un maximum de tâches automatisées.
Notre offre logiciel
et initialisation
de vos données
Foire aux questions
J’ai déjà un logiciel de gestion de flotte mais je souhaite le remplacer par Phoenix. Comment transférer mes données d’un logiciel à l’autre ?
La reprise de données est un sujet essentiel pour Phoenix Fleet Expert. C’est donc nous qui nous chargeons de la reprise de vos données. Nous pouvons travailler à partir d’un fichier transmis par votre prestataire actuel dans le cadre de l’obligation de réversibilité à laquelle il doit se conformer, ou nous baser sur les états de parc de vos loueurs si cela vous convient mieux.
Ma société a choisi de travailler avec le logiciel Phoenix : Comment suis-je accompagné(e) au quotidien ?
Une fois le logiciel en place, nous commençons par vous proposer une formation sur 2 jours dont l’objectif est de vous permettre de prendre en main le logiciel. En parallèle, un gestionnaire de flotte Phoenix, attaché à votre dossier dès le début de notre collaboration, est à vos côtés au quotidien. Vous pouvez le solliciter dès que vous en avez besoin, par téléphone ou ticket.
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