La gestion de flotte automobile est un métier complexe, diversifié et nécessitant le traitement de nombreuses données plus ou moins sensibles.
Le principal de la mission consiste également en l’historisation et le suivi de tâches. Il est donc important et nécessaire pour les entreprises d’être munies d’outils adaptés et spécialisés sur ce métier.
Mais il est parfois compliqué de savoir à qui s’adresser, quoi demander et comment faire évoluer les usages en interne pour aller vers ce type d’outils.
Il est donc primordial de se poser les bonnes questions avant de se lancer tête baissée dans un projet de cette ampleur.
Chez Phoenix Fleet Expert, nous avons eu l’occasion, au fil des ans, d’observer et de vivre plusieurs de ses projets avec nos prospects et clients. C’est grâce à cela que nous vous proposons aujourd’hui un retour d’expérience (la nôtre), sur les écueils à éviter et surtout les points indispensables à prendre en compte.
La première question à se poser est la suivante : Pourquoi ai-je besoin d’un outil de gestion de flotte automobile ?
Selon Phoenix Fleet Expert, les raisons sont multiples :
- Professionnaliser davantage la fonction de gestionnaire de flotte automobile
- Optimiser le temps passé afin de pouvoir se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Fiabiliser la donnée
- Interagir de façon plus fluide avec l’ensemble des services internes ou externes
- Regrouper l’intégralité des données liées à la flotte automobile dans un seul et même outil (collaborateurs, parc, coûts, infractions, etc.)
- Maitriser davantage les coûts liés à la flotte automobile
- Être accompagné dans l’organisation de vos journées
Ensuite, vient la question du « comment » : Comment mener mon projet ? Par quelle étapes dois-je passer ?
Voici ce que Phoenix Fleet Expert peut vous recommander :
Prendre le temps de définir précisément ses besoins. Selon nous, cela passe nécessairement par une réflexion interservices. En effet, bien que vous ayez la charge de la mise en œuvre de ce projet, éviter au maximum de mener vos réflexions seul(e). La gestion de flotte automobile impacte différent services au sein de votre entreprise (Paie, Direction financière, Achat, Gestion de Flotte, Ressources Humaines, etc.). Il est donc judicieux et nécessaire de les solliciter. Cela vous permettra de recueillir des besoins auxquels vous n’aurez peut-être pas pensé et vous aiguillera dans un choix qui collera au mieux aux attentes de chacun. La prise en compte de la multitude et de la richesse des besoins, ne pourra vous conduire qu’au choix d’un outil suffisamment complet et pointu pour répondre aux spécificités de votre organisation.
Murir son projet. Cet élément est essentiel. Après avoir recueilli les besoins de l’ensemble des parties prenantes, il est important de prendre le temps d’analyser précisément les différents aspects de sa flotte automobile (typologie de matériel, catégories de collaborateurs, organisation analytique, règles diverses telles que l’avantage en nature, etc.). Pourquoi ? Car cela vous permettra de vous poser certaines questions en amont de votre recherche voire d’envisager de potentielles évolutions dans la gestion de votre flotte avec l’arrivée d’un outil, ou encore d’être plus précis dans votre recherche et de ne solliciter que des prestataires qui sont en capacité réelle de répondre à vos besoins. Un projet bien réfléchi en amont sera plus simple et plus rapide à mettre en œuvre car vous saurez précisément où vous allez.
Anticiper le projet. Il est important de comprendre qu’un projet tel que la mise en œuvre d’un outil de gestion de flotte automobile, ne peut pas se faire en quelques jours. Nous vous déconseillons donc de lancer votre projet en interne seulement 2 ou 3 mois avant la date à laquelle vous souhaitez commencer à utiliser l’outil retenu. Bien que la durée de mise en place soit déterminée en grande partie par la complexité de votre organisation et de votre parc, il ne faut pas oublier les phases amont, qui font partie intégrante de votre projet et qui peuvent pour certaines prendre énormément de temps : recherche du prestataire, phase de sélection, contractualisation, etc. Certains projets peuvent mettre quelques années à se concrétiser, le temps qu’en interne tout le monde soit en phase et que les aspects administratifs soient réglés. Puis, vient la phase de récupération, d’analyse, de mise en forme et d’intégration de vos données. Le prestataire que vous allez choisir doit vous garantir la fiabilité des données récupérées, ce qui implique un travail important. Se projeter de façon cohérente sur la durée de mise en œuvre du projet est donc primordial pour que chaque partie prenante soit satisfaite et puisse avancer de façon sereine et sûre.
S’assurer d’avoir une « vraie » démonstration des outils retenus et accorder le temps nécessaire au prestataire pour vous présenter les fonctionnalités. Chez Phoenix Fleet Expert, on entend souvent que tous les outils font la même chose, alors que c’est loin d’être le cas. Il est vrai que d’un point de vue extérieur, et dans le cadre de soutenance, on peut parfois passer rapidement sur certains sujets. Il est donc très important de prévoir un temps suffisant pour que le prestataire puisse vous faire une démonstration complète et personnalisée de son outil. En fonction des besoins que vous aurez recueillis de vos différents services internes, vous pourrez alors constater que certains outils sont plus performants sur certains aspects. Vous pouvez même envisager de convier certains de vos collègues d’autres services à la démonstration, chacun pourra alors se projeter à sa façon
Faire un choix technique et de « feeling ». Il est très important de choisir le logiciel et le prestataire qui vous correspondent le plus tant sur le plan technique que sur l’aspect relationnel. Pour la technique, nous en avons parlé un peu plus haut. Ce sujet ne fait pas débat et est le cœur de votre recherche. Mais, le relationnel est souvent négligé au début d’un projet de mise en place d’outil informatique. Chez Phoenix Fleet Expert, nous avons une vision un peu différente par rapport à cela. En effet, l’usage d’un outil informatique peut nécessiter une assistance en cas de besoin, un accompagnement quotidien des équipes avec qui vous allez être en contact chez le prestataire. Le relationnel, bien que souvent perçu comme secondaire, est donc une donnée très importante pour nous. C’est grâce à un bon relationnel que le client et le prestataire vont pouvoir nouer une relation de confiance, un partenariat durable et donc avancer ensemble.
Prendre la décision finale en comparant les différents prestataires sur tous les aspects du besoin initial (technique, relationnel, coût, facilité d’usage, etc.). Bien que l’aspect financier soit souvent celui qui prime sur les autres, il reste nécessaire de faire la balance rapport qualité/prix. Un outil moins cher n’est peut-être pas assez performant par rapport à vos besoins, le traitement de vos données ne sera peut-être pas aussi fiable ou le lien client/prestataire ne sera peut-être pas aussi fluide.
La mise en œuvre d’un outil de gestion de flotte automobile est donc un sujet qui nécessite une bonne réflexion et du temps.
Phoenix Fleet Expert vous accompagne au quotidien du mieux possible pour vous permettre de réaliser vos projets dans les meilleures conditions
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